Почему не стоит подписывать документы через емейл и другие незащищенные способы. В чем риски?

При составлении договора необходимо составить пункт, что стороны признают юридическую значимость обмена сканами подписанных документов посредством электронной почты.

Некоторые предприниматели ведут бизнес удаленно, так как нет возможности находиться одновременно в нескольких местах. Некоторых вынуждают отсутствовать в офисе семейные обстоятельства, а некоторые не могут присутствовать в офисе из-за удаленности от него. Какими бы ни были причины отсутствия в офисе, иногда возникает необходимость подписать документ. К счастью есть возможность подписывать документы удаленно, однако не все способы одинаково безопасны.


Юридическая сторона подписания документов через емейл


Согласно закону, есть возможность заключить договор в письменной форме если прибегнуть к помощи электронной почты. В данном случае должно быть понятно, что документ по почте отправила именно сторона договора.

При составлении договора необходимо составить пункт, что стороны признают юридическую значимость обмена сканами подписанных документов посредством электронной почты.


В документе необходимо указать адреса электронной почты и прописать, что стороны признают юридическую силу документов отправленных посредством емейлов и приравнивают их к собственноручно подписанным документам. Таким образом, документы отправленные с указанных адресов, будут считаться подписанными электронной подписью. В роли электронной подписи выступает адрес электронной почты.


Чтобы договор считался заключенным, необходимо распечатать его, поставить подпись и отсканировать. Другая сторона должна проделать то же самое: распечатать документ, на котором стоит ваша подпись, расписаться, сделать скан копию и отправить ее вам.


Важно: Электронная переписка, должна осуществляться именно по тем адресам, которые указаны в договоре. Если нарушить это правило, то документ могут признать недействительным.


Риски подписания документов через емейл


Очень удобно, что можно подписать документы и заключить договор удаленно. Но важно помнить о рисках. С уходом от бюрократии и развитием новых технологий, растет количество недобросовестных людей, которые хотят на этом заработать.

Взлом электронной почты злоумышленниками — не редкость. Получив доступ к вашей электронной почте, мошенники получают вашу подпись, а значит могут воспользоваться ей в своих целях.

Заполучив доступ к вашей электронной почте могут превратить вас во владельца компании с большими долгами. Доказать, что эти долги не ваши, в суде практически невозможно.

Часто мы оставляем свои копии документов в различных организациях. В этих организациях могут работать не чистые на руку сотрудники. Заполучить ваши данные могут, например, сотрудники банка, в котором вы оформляли кредит.


Возможно ли исключить риски?


Закон Мерфи гласит:

Если что-то может пойти не так, оно пойдёт не так.

Не стоит испытывать судьбу и использовать ненадежные способы в таком важном деле, как подписание документов. Существует способ, используя который вы будете твердо уверены в безопасности.

  • Для этого не требуется дорогих интеграций и долгого обучения сотрудников.
  • Все документы будут иметь юридическую значимость, а затраты на почту, бумагу и складирование документов, больше не потребуются.
  • Документы будут надежно защищены и зашифрованы от третьих лиц.
  • Каждый файл будет защищен троекратным копированием

Исключить риски, позволяет система LightDoc. С ней вы сможете мгновенно отправлять и подписывать документы в электронном документообороте. Чтобы начать работу в LightDoc, достаточно посмотреть обучающее 15-минутное видео. А если вы зарегистрируетесь по этой ссылке, вы сможете бесплатно воспользоваться LightDoc в течение 2 недель. LightDoc — это гарантия надежности и безопасности.