Электронный документооборот имеет ряд преимуществ перед бумажным. Он способен ускорить ведение бизнес процессов и сократить расходы. Однако просто выбросить все имеющиеся у вас бумажные документы после перехода на ЭДО, не получится.

Имеют ли электронные документы юридическую значимость?

Юридическую значимость имеют те документы, которые подписаны электронной подписью. Она может быть квалифицированной или простой. Государственные органы, такие как налоговая, считают документы подписанные электронной подписью, юридически значимыми и принимают их.

Можно ли полностью исключить бумажный документооборот при наличии электронного?

Компании, которые перешли на электронный документооборот, могут также пользоваться и бумажным. На это есть две причины:

1. Некоторые партнеры по бизнесу могут не иметь электронного документооборота, поэтому и принять и подписать электронные документы они не смогут.
2. Кто-то хочет просто застраховаться на случай технических проблем или проверок.

Можно ли использовать электронный и бумажный документооборот одновременно?

На сегодняшний момент большинство российских компаний используют именно смешанный документооборот, в основном, по вышеперечисленным причинам. Но скорее всего в ближайшем будущем бумажный документооборот уйдет в прошлое как, например, дисковые телефоны.

Когда необходимо распечатать электронный документ?

• Если по договору компания должны предоставить документ на бумажном носителе.
• Если по требованию государственный органов необходимо предоставить бумажный документ.
• Если документы необходимо предоставлять строго по утвержденным форматам. В таком случае, документ составленный по своим форматам в электронном виде передать не получится.

Большинство документов можно хранить в электронном виде. Нет необходимости распечатывать их по окончанию отчетного периода и хранить бумажные копии. Это можно сделать по требованию или при необходимости.