У крупного бизнеса обычно есть электронный документооборот, но ворох бумаг все равно остается — не у всех контрагентов и сотрудников есть УКЭП. В условиях пандемии это особенно неудобно: часть команды на удаленке, с контрагентами и партнерами для подписания документов встречаться небезопасно. Начинаешь жалеть, что не позаботился о полном переходе в цифру раньше. А теперь кажется, что сейчас не время внедрять что-то новое и сложное.
Но можно перейти на электронный документооборот быстро и просто, если внедрить в компании ПЭП — простую электронную подпись. Она позволит законно подписывать большинство документов в электронном виде, бесплатна для подрядчиков и клиентов и подходит для внутреннего документооборота. Расскажем, как работает ПЭП и какие проблемы крупного бизнеса поможет решить.
Что такое ПЭППростая электронная подпись — это привычные нам пароли и коды доступа по СМС. Когда вы авторизуетесь в приложении банка, заходите в соцсеть или на Госуслуги, получаете посылку на почте по коду — вы пользуетесь ПЭП.
Считается, что доступ к вашему телефону или паролю от аккаунта имеете только вы. Поэтому, если вы вводите код доступа или пароль — ваша личность подтверждается. Обмен документами по электронной почте тоже приравнивается к ПЭП, так как считается, что доступ к личной почте есть только у конкретного человека.
При обмене документами ПЭП формируется в момент подписания, а подтверждением выступает телефон, электронная почта или аккаунт в мессенджере: вы вводите там логин и пароль и таким образом подтверждаете свою личность. Чтобы видимо обозначить, что документ подписан, обычно используют факсимиле — изображение обычной подписи человека. Само по себе это изображение подписью не является — оно становится ей, только если можно четко идентифицировать, кто отправил документ. Например, если договор с факсимиле прислан с электронной почты, указанной в договоре как почта контрагента.
Законно ли использовать ПЭППростая электронная подпись обладает юридической значимостью и приравнивается к собственноручной подписи — это написано в
статье 6 63-ФЗ «Об электронной подписи». Чтобы простая подпись имела юридическую силу, о ее использовании нужно договориться — прописать это в договоре или допсоглашении. Например, если прописать: «Акты и приложения можно подписывать с помощью ПЭП», — то обмениваться бумажными оригиналами не понадобится.
Документы можно будет отправлять по электронной почте или в мессенджерах, но эти сервисы не соответствуют параметрам законодательства в сфере безопасности использования электронной подписи. Лучше использовать специальные системы документооборота, например
LightDoc. Они удобнее и надежнее:
- Соответствуют требованиям законов: обеспечивают идентификацию пользователей, двухфакторное подтверждение подписи, соблюдение конфиденциальности. Позволяют сразу обозначить взаимное согласие сторон на использование ПЭП. У LightDoc законность подтверждает сертификат, который выдается на каждый документ.
- Можно хранить список всех контрагентов в одном месте и рассылать документы одним кликом нескольким адресатам.
- Документы передаются в зашифрованном виде — получить к ним доступ сложнее, чем к документам в почте или мессенджерах.
- Подпись внутри системы можно ставить автоматически — не нужно отдельно открывать документ в редакторе PDF и добавлять факсимиле.
- У LightDoc есть мобильное приложение на Android (и на iOS в разработке) — документы можно подписывать со смартфона.
Для примера — вот как выглядит подписание документа в системе LightDoc: