Кадровый ЭДО

Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ дополнил ТК РФ новыми статьями 22.1–22.3, раскрывающими сущность и устанавливающими порядок внедрения и осуществления электронного документооборота в сфере трудовых отношений.

Под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений закон понимает создание, подписание, использование и хранение кадровых документов в электронном виде без дублирования их на бумажном носителе (ч. 1 ст. 22.1 ТК РФ).
Переход на кадровый ЭДО

Переход к кадровому ЭДО может быть осуществлен любым работодателем – организацией или ИП на основании их добровольного волеизъявления. Заставить работодателя отказаться от бумажного кадрового учета в пользу электронного никто не может.

Чтобы перейти от бумажного к электронному кадровому документообороту, работодатель должен разработать и утвердить специальный локальный нормативный акт, определяющий порядок такого перехода, который в обязательном порядке должен содержать следующую информацию (ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ):

  • сведения об информационной системе, с помощью которой осуществляется ЭДО;
  • порядок доступа к информационной системе работодателя (при необходимости);
  • перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется ЭДО;
  • срок уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством ЭДО;
  • сведения о конкретной дате введения ЭДО.

Определившись с порядком перехода на ЭДО, работодатель должен будет определить и утвердить сам порядок кадрового ЭДО.

Выбор системы кадрового ЭДО

Работодатель вправе самостоятельно выбирать вид информационной системы, которая будет им использоваться в целях составления, формирования, подписания и хранения кадровых документов в электронной форме. В указанных целях работодатель может использовать (ч. 4 ст. 22.1 ТК РФ):

  • сервис «Работа в России», доступ к которому обеспечивается в том числе посредством единого портала государственных и муниципальных услуг;
  • любую другую информационную систему, применяемую работодателем в целях осуществления ЭДО.

Все расходы на эксплуатацию соответствующей информационной системы, а также на создание, использование и хранение электронных документов берет на себя работодатель. Пользование системой кадрового ЭДО работниками осуществляется на безвозмездной основе.

Подписание кадровых документов

Чтобы иметь возможность подписывать электронные кадровые документы, у работников, перешедших на ЭДО, должна быть в наличии соответствующая электронная подпись – усиленная квалифицированная, усиленная неквалифицированная или простая электронная.

При этом конкретный вид подписи зависит от вида подписываемого документа. Так, при подписании следующих документов работники могут использовать исключительно усиленную электронную подпись – как квалифицированную, так и неквалифицированную (ч. 4 ст. 22.3 ТК РФ):

  • трудовой договор;
  • договор о материальной ответственности;
  • ученический договор;
  • договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;
  • согласие на перевод;
  • заявление об увольнении;
  • отзыв заявления об увольнении;
  • уведомление об изменении определенных сторонами условий трудового договора;
  • при ознакомлении с приказом (распоряжением) о применении дисциплинарного взыскания.

Другие кадровые документы работниками могут подписываться в том числе простой электронной подписью.

По заявлению работника работодатель обеспечивает доступ работника к документам, подписанным простой электронной подписью работника в информационной системе работодателя.

Это осуществляется путем направления электронного документа в личный кабинет работника на едином портале госуслуг. Конкретный порядок подобного доступа работников к электронным документам позднее установит Правительство РФ.

Ключевые возможности LightDoc

  • Подписание и отправка с любого устройства
  • Подключение клиента/контрагента к сервису осуществляется по ссылке на электронную почту и с подписанием документа составит не более 5 минут.
  • Подписание документа с использованием ПЭП, УНЭП или даже УКЭП
  • Доступ к архиву 24/7
  • Возможность интеграции по API
  • Неограниченное кол-во подписантов документа
  • Интуитивный интерфейс не требующий обучения сотрудников и клиентов любой квалификации

Почему стоит начать использовать уже сегодня?

  • Все типы электонных подписей (УКЭП, УНЭП, ПЭП) разрешённых к использованию в РФ и не только
  • Возможность подписания удалённо через смартфон не имея квалифицированного сертификата ЭП (УКЭП)
  • Дешевле курьерской и даже доставки документов почтой
  • Возможность отслеживать статус работы с документами по конкретному агенту или сотруднику
  • Экономия рабочего времени, бумаги, денег и нервов