Простая электронная подпись LightDoc — новая веха в ЭДО, которая позволит вашему бизнесу сэкономить время и деньги

Простая ЭП — по сути, замена рукописной подписи. Она подтверждает факт подписания документа конкретным человеком с помощью кодов подтверждения, паролей и логинов.

Приказы, заявления, акты, договоры… Не пробовали подсчитать, сколько времени и денег уходит на их согласование и подписание в бумажном виде? А человеческий фактор? Проблемы возникают тут и там, когда:


  • компания работает со складами, поставщиками и филиалами в других городах;
  • компания переводит сотрудников на удаленку или работает с фрилансерами;
  • нужны подписи всех сотрудников для внутреннего документооборота компании;
  • нужно подготовить кадровую документацию: отпуск, командировка, найм и др. ситуации.

Документы множатся, затраты растут, персонал утопает в бумажной работе, а на согласования уходит все больше времени. Этих проблем можно избежать, если перевести бумажный документооборот в электронную базу.


Простая электронная подпись (ПЭП): как она работает


Простая ЭП — по сути, замена рукописной подписи. Она подтверждает факт подписания документа конкретным человеком с помощью кодов подтверждения, паролей и логинов. Для надежности при верификации пользователей могут использовать фото главного разворота страницы паспорта и селфи с разворотом паспорта. Главное, чтобы было можно определить, кто в действительности подписал документ.

ПЭП не получится создать, просто закинув документ на подписание по мэйлу своему контрагенту, т.к. при этом не происходит формальной верификации, однако она может быть создана силами облачных информационных систем. ПЭП используют для подписания практически всех внутренних и внешних документов компании.



Используйте простую ЭП для подтверждения личности


В обычной жизни мы применяем ПЭП для авторизации в электронной почте, онлайн-банкинге, на портале «Госуслуг» и в сервисе ФНС, в личных кабинетах других сайтов, при онлайн-покупке полиса ОСАГО и т. п.

В бизнесе ПЭП используют для внутреннего документооборота компании и для обмена документами с внешними контрагентами. При условии подписания соглашения, в котором прописаны правила определения подписантов.


Подписывайте внутренние и внешние документы компании простой ЭП


Документы, доступные для подписания ПЭП:

а) Внутренние документы компании:

  • первичные документы (товарные накладные, акты сдачи-приемки и др.);
  • локальные нормативные акты, в том числе штатное расписание, график отпусков и др.;
  • приказы по основной деятельности и личному составу;
  • заявления, служебные записки, инструкции, протоколы, заключения;
  • иные файлы и документы в свободной форме.

б) Внешний документооборот с контрагентами:

  • договора аренды, подряда, допсоглашения, акты, накладные.

ПЭП нельзя использовать:

  • для работы с государственными органами
  • в информационной системе, содержащей государственную тайну
  • для получения доступа к электронным торгам
  • в иных случаях, когда законодательством предусмотрено использование другого вида ЭП (счет-фактуры и УПД)

Для таких случаев стоит получить неквалифицированную/квалифицированную электронную подпись (НЭП/КЭП).


ПЭП экономит время и деньги

Освоить и внедрить электронный документооборот (ЭДО) легко и просто. Для этого не требуется длительное обучение и сложные интеграции программного обеспечения. Получайте выгоды от ЭДО сразу.

  • Если раньше на почтовую отправку, ожидание нужной подписи и обработку документов уходили часы и даже дни, то с электронной подписью сроки сокращаются до 5 сек.
  • До 50% сокращаются расходы на бумагу, заправку принтера, ксерокса, оплату почтовых и курьерских расходов.
  • В рабочее оплачиваемое время сотрудники занимаются рабочими же делами, а не бегают с бумажками по кабинетам. Сотрудники бухгалтерии освобождаются от большой части бумажной работы.
  • Подписанные ПЭП документы хранятся в единой электронной базе. Это помогает организовать хранение документов и не терять их. Чтобы найти документ в базе, достаточно сделать пару кликов.
  • Подписывайте документы с помощью ПЭП сразу у нескольких сотрудников и контрагентов. В любом порядке: параллельно или последовательно (один за другим). При этом онлайн можно отследить, на каком этапе находится подписание.

Использование простой ЭП облегчает и ускоряет документооборот внутри компании. ЭДО с контрагентами помогает быстрее получать оплату без потерь времени на подписание документов.

Облачная система с ПЭП обойдется дешевле, чем сложный ЭДО, основанный на использовании квалифицированной электронной подписи (КЭП). В случае сложного ЭДО компании понесет затраты на обучение сотрудников, долгие итерации, подстройку системы под существующие процессы в компании и т. д. Переход на ЭДО с КЭП может растянуться на месяцы. Для работы в облачных системах с ПЭП от регистрации до полной настройки и отправки первого документа уходит 10-15 мин.


Юридическая значимость документов с простой электронной подписью


На основании п.2 ст.6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ (ред. от 08.06.2020) «Об электронной подписи» простая ЭП приравнивается к собственноручной и несет те же последствия и обязанности. Поэтому документы, подписанные ПЭП, законны, легальны и считаются юридически значимыми. Идентификация в сервисе с помощью кодов, паролей и логинов, верификация по фото позволяют определить, кто подписывал документ.

При работе с внешними контрагентами документы, подписанные ПЭП, приобретают юридическую силу, если это регламентируют нормативно-правовые акты или между участниками заключено специальное соглашение.



Переходите на безбумажный электронный документооборот с LightDoc


Сервис электронного документооборота LightDoc — быстрый и простой способ обмена документами внутри компании и с контрагентами. Привлечение к сотрудничеству ИП, самозанятых или переход части персонала на удаленную работу с помощью сервиса LightDoc станет для компании быстрой и легкой процедурой. Подходит для компаний и частных специалистов, которые обрабатывают до 5 000 документов ежемесячно.

LightDoc — надежный сервис. Документы в LightDoc передаются по зашифрованному каналу данных. Доступ к цифровой информации в личном кабинете есть только у пользователя, который участвовал в подписании документа. Документы хранятся в нашей базе с многократным дублированием данных на распределенных серверах. Это исключает возможность потери документов. Даже после прекращения оплаты услуг сервиса у пользователя остается полный доступ к архиву документов в личном кабинете.

Сервис LightDoc — решение, которое использует ПЭП в соответствии с изменениями законодательства. Позволяет не переплачивать деньги за документооборот за счет 4 факторов:

  1. Подключение к сервису бесплатно.
  2. Для перехода на ЭДО не нужно тратить деньги на интеграцию.
  3. Не нужно получать квалифицированную электронную подпись (КЭП).
  4. Вы платите только за исходящие документы.

Чтобы начать работу в сервисе LightDoc, достаточно 15 минут. За это время вы успеете познакомиться с сервисом и пройти регистрацию. После этого можно сразу приступать к обмену юридически значимыми документами, подписанными ПЭП.


3 примера перехода на безбумажный документооборот LightDoc


1. Проблема: Косметическая компания тратила много времени на оформление самозанятых сотрудников и обработку кадровых документов. Пересылка договоров найма/увольнения, оформление больничных/отпусков/других документов — все через почту.


Решение: Перевод удаленных сотрудников на ЭДО в LightDoc, оформление электронной ТК, получение сотрудниками ПЭП.


Выгода: Экономия после внедрения ЭДО компанией составила более 5 млн. руб. в год.


2. Проблема: Строительная компания не успевала вовремя и быстро подписывать логистические документы (заявки, накладные, акты сдачи-приемки и др.). Документы передавались курьером со склада на объект и в управляющую компанию. Многие приходилось дублировать.


Решение: Перевод подрядчиков на ЭДО в LightDoc и исключение дублирования.


Выгода: Сокращение операционных расходов компании до 5% за счет ускорения документооборота на 5-7 дней и исключения дублирования документов.


3. Проблема: Сотрудникам юридической компании для заключения сделок приходилось выезжать на личные встречи с клиентами. Чтобы собственноручно подписать с обеих сторон документы (договора, допсоглашения) и придать им юридическую значимость. Другие вопросы решались по электронной почте.


Решение: Консолидация документооборота с клиентами в единой системе LightDoc и автоматической подтверждение юридической значимости документов.


Выгода: Увеличение оборотного капитала компании на 5-10%, экономия на командировочных расходах и привлечение дополнительных клиентов.

Хотите попробовать возможности простой электронной подписи? Регистрируйтесь в системе LightDoc по ссылке, чтобы пройти бесплатный тест-драйв. В течение 14 дней вы сможете подписать и отправить первые 10 документов. Подойдет ли вам такой электронный документооборот? Попробуйте и узнаете.